（最終更新日：2016年12月7日）
そもそも歓送迎会って？
歓送迎会とは新入社員や転職により途中入社する人、人事異動などで新たに着任する人を、歓んで迎え激励する歓迎会と、
退職する人または人事異動などで転出される方にこれまでの労をねぎらい感謝し、激励して送り出す送別会のことです。
こうした歓送迎会は会社以外も学校、サークルや部活動、クラブなどでも行なわれます。
歓送迎会までにやるべき仕事は？
歓送迎会において、幹事が、一番重要で一番最初にやることは主役、
上役のスケジュールを確認したうえで決定しましょう。
次に部署の人数＋異動でくる方＋新入社員の人数で、歓送迎会を行うお店を予約することですね。
その時に考えられる最大人数で予約をして、最終人数の決定をお店にお知らせする日程を、
お店の方と相談して決めておきましょうね。
この時万が一に備えていつまでならキャンセル料が発生しないかとか
キャンセル料の金額も確認しておきまでしょうね。
もし記念品代金を会費にプラスする場合には、別途徴収と２度手間にならないよう、
記念品代金を含めて会費を設定することも注意しましょう。
そして参加者への案内参加者に、会の名目、日時、会場の情報、会費ついて知らせ、
出来れば事前に会費の徴収を済ませます。
案内は親しい仲であっても口頭だけで済まさないようにしましょう。
案内状とまでいかなくても、簡単な書面やメールで連絡しましょう。
歓送迎会日にやるべき仕事は？
歓送迎会当日になったら幹事は、他の出席者よりも最低でも30分から1時間は早く現場に到着するようにしましょう。
まずは
①歓送迎会の会場チェック
②上司の座る席のセッティング
③お店の方との打合せなどなど
です。さらにタイムテーブルのチェックと確認するべきところは、たくさんあります。
また、幹事は歓送迎会での司会という大きな仕事もありますので、
費用の集金などが予め可能なら、先に集金しておくと当日が楽になります。
もし当日に集金する場合は、誰かに信頼が置ける人に手伝いを頼んで、お願いするようにします。
集金業務に追われて、せっかくの歓送迎会が遅れてしまったり、
バタバタと見苦しい様を見せない注意しましょうね。
歓送迎会幹事でのポイントはここ！！
幹事が歓送迎会での注意点は以下の三点です。
①新しい方の名前や部署は覚えおき、順番も注意する
主役の紹介は最初が肝心。難しい名前や間違いやすい名前もきちんと紹介できるようにしましょう。
あと歓送迎会は｢歓迎｣と｢送別｣を同時にする会なので、双方のバランスに注意しなければいけません。
挨拶の順序にあまりこだわる必要はありませんが、
知り合いの多い転任者より、知り合いの少ない新任者を先にするとバランスがとれますね。
②進行役は時間配分に注意
会を盛り上げつつも、スピーチなどの時間に気を配りましょう。
店の予約時間をオーバーしてしまわないように余裕を持った時間配分に心がけましょう。
③緊急事態はつきものと柔軟な対応を
出席者が急に増えたり減ったり、追加料金が必要になったりと、
念入りに準備しても思いどおりに進まないことがあります。
そのたびに慌てたり、怒ったりしては、雰囲気が滅茶苦茶になります。
とっさのハプニングにも柔軟に対応し、笑顔で終われるように努めることが大切ですね。
まとめ☆
今回は歓送迎会の準備をまとめみました。
歓送迎会の事前準備は社内調整もふくめ、やることは盛りだくさんです。
また、歓送迎会当日は、滞りない進行に全力を尽くすためにしましょうね
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